Les désignations de fonction présentes dans cette Déclaration se rapportent indifféremment aux femmes et aux hommes.

1. Champ d’application de la présente Déclaration de protection des données

Par la présente Déclaration de protection des données (« la Déclaration »), l’Institution de la Fondation Clos Fleuri (également « nous » ou « l’Institution ») décrit la manière dont elle collecte et traite les données personnelles de ses collaborateurs, employés, membres du Conseil de fondation ou partenaires/collaborateurs externes (« Personnel »), ainsi que leurs droits concernant ces informations.

La présente Déclaration s’applique donc à vous, en tant que membre du Personnel (y compris les apprentis, les stagiaires et les temporaires) et devrait vous permettre de comprendre plus facilement quelles sont les informations que nous recueillons et pourquoi nous les recueillons. Si votre relation avec nous se modifie, par exemple si vous prenez votre retraite ou si vous démissionnez, nous pourrons continuer à utiliser les données personnelles vous concernant aux fins décrites dans la présente Déclaration, dans la mesure de nos besoins.

La présente Déclaration ne constitue pas nécessairement une description exhaustive de tous les traitements des données qui vous concernent. D’autres déclarations de protection des données, telles que la Déclaration générale de protection des données disponible sur notre site Internet, peuvent s’appliquer à des cas particuliers, notamment en ce qui concerne l’utilisation de cookies et d’autres technologies de suivi liées à notre site Internet, ainsi que l’usage de nos plateformes numériques et des réseaux sociaux.

Dans la présente Déclaration, le terme « données personnelles » désigne toute information permettant d’identifier ou pouvant raisonnablement être utilisée pour identifier une personne. Cela inclut toute information que vous nous fournissez ou que nous récoltons par l’intermédiaire d’un tiers, tels qu’un prestataire de services, une autorité ou un professionnel de la santé.

Si vous nous fournissez des données personnelles concernant d’autres personnes (telles que les données de membres de la famille à charge, par exemple en lien avec leur droit à des prestations), assurez-vous que les personnes concernées ont pris connaissance de la présente Déclaration et ne nous fournissez leurs données que si vous êtes autorisés à le faire et si ces données personnelles sont correctes.

2. Responsable de traitement

Le « responsable » du traitement des données tel que décrit dans la présente Déclaration (c’est-à-dire la personne responsable) est l’Institution, à moins que nous vous indiquions le contraire dans un cas particulier, par exemple dans des déclarations de protection des données supplémentaires, sur un formulaire ou dans un contrat.

Vous pouvez nous contacter pour nous faire part de vos préoccupations en matière de protection des données et pour exercer vos droits tels que décrits à la section 12. Pour ce faire, veuillez vous adresser au Service des Ressources Humaines ou au Service Administration & Finances, par e-mail, par téléphone au +41 26 919 60 30 ou via les boîtes mail partagées concernées (disponibles dans l’annuaire interne) ou par courrier postal à : Fondation Clos Fleuri, Rue de Vevey 230, 1630 Bulle.

Si vous travaillez dans les locaux d’un tiers (par exemple dans le cadre de prestations de service de l’Institution, d’un groupe de travail ou lors d’un événement), il est possible que ce tiers, en tant que responsable du traitement, collecte et traite vos données personnelles pour ses propres besoins. Dans ce cas, vous recevrez ou pourrez demander une déclaration de protection des données de la part de ce responsable de traitement externe.

3. Collecte et traitement des données personnelles

Nous récoltons plusieurs types de données personnelles sur notre Personnel, afin de garantir l’efficacité de nos processus et pour d’autres finalités décrites à la section 4, dans la mesure où la loi l’autorise.

Les différents types de données personnelles traitées sont indiqués de manière non exhaustive ci-dessous (pour plus d’information, veuillez consulter le registre d’activités disponible sur le système d’information de l’Institution) :

• des données personnelles telles que le nom, la date et le lieu de naissance, le lieu d’origine, l’adresse, le lieu de résidence, les données du passeport et du certificat de famille, les numéros de téléphone, l’adresse électronique, les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, la photographie, le sexe, l’état civil, la date du mariage, les langues, la nationalité, des informations sur la famille et le conjoint/partenaire ou les personnes à charge (noms, nombre d’enfants, date de naissance, formations, adresse de l’employeur du conjoint/partenaire, numéro AVS, etc.), le permis de travail et de séjour, le statut d’immigration et les données relatives aux visas, le permis de conduire, le numéro d’immatriculation, l’extrait du casier judiciaire ;
• des informations à des fins de contrôle de l’égalité ;
• des informations complémentaires peuvent être demandées, notamment pour notre Personnel étranger soumis à l’impôt à la source ou assimilé, telles que la race et la religion ;
• des informations concernant l’appartenance à un syndicat du moment où vous êtes obligés de cotiser à la FOPIS ; en revanche les autres appartenances à d’autres syndicats ou associations, partis politiques ne sont pas collectées ;
• les informations recueillies dans le cadre du processus de recrutement, telles que celles figurant dans un CV ou dans une lettre de motivation, ou résultant d’évaluations et de vérifications des antécédents, ainsi que les références d’anciens employeurs ;
• les détails sur votre éducation (diplômes, évaluations de compétences, tests en ligne, licences et certifications professionnelles, compétences, formations, cours et antécédents professionnels, etc.) ;
• les coordonnées bancaires et les numéros de cartes de crédit ;
• les numéros d’identification (dans le cadre des autorités, des assurances et des impôts) ;
• la carte d’assurance maladie ;
• les condamnations pénales, les délits, les extraits des casiers judiciaires ordinaires ou spéciaux, les informations relatives à toute procédure de poursuites en cours ou antérieure, dans la mesure où ces informations sont nécessaires dans le cadre d’une évaluation ou de votre travail ;
• les informations relatives à votre statut de membre du Personnel (date d’embauche, intitulé et description du poste, échelle de salaire, projets, évaluations et performances, rémunération, indemnités, avantages, primes et informations sur les coûts, retraite [numéro AVS, nom de la précédente caisse de pension, compte d’épargne et cotisations, etc.], prestations de l’assurance AI ou d’autres assurances, soumission à l’impôt à la source, notes de frais et reçus, informations sur les voyages et les dépenses professionnels, numéro de membre du Personnel, signature, statut de l’emploi, conditions d’emploi au sens large, détails des procédures formelles et informelles vous concernant [avertissements, procédures disciplinaires et de réclamation], informations relatives au temps de travail, relevés de congés annuels et d’absences [absences pour cause de maladie et congés pour raisons familiales], modules de formation interne et externe suivis, réunions enregistrées, articles, etc.) ;
• les images des caméras et les informations relatives à l’utilisation des cartes d’accès aux bâtiments et autres cartes d’accès telles que lavage de voiture, stations-service, etc. ;
• l’utilisation des équipements informatiques, des téléphones et d’Internet, y compris les données et informations d’identification électronique, par exemple les journaux d’accès, les codes d’identification, les mots de passe, les identifiants d’appareils (ID d’appareil mobile, ID de PC, etc.), les données d’enregistrement et de connexion, les adresses IP, les données de suivi et d’analyse, les enregistrements (tels que les données liées aux boîtes aux lettres et aux appels), les publications sur les plateformes de l’Institution ou réseaux sociaux, les informations de récupération de mot de passe, les données provenant d’outils de sécurité informatique ;
• des informations sur le bien-être du Personnel dans le but de vous apporter un soutien ;
• les informations médicales ou relatives à tout handicap dont vous souffrez ou d’autres informations médicales, les dossiers de santé au travail, les certificats médicaux, les conditions et restrictions de travail particulières, les aménagements, les rapports d’incidents de sécurité, les maladies et accidents liés au travail, les informations de santé récoltées dans le cadre de l’affiliation au deuxième pilier, etc. ;
• les accords que vous concluez avec notre Institution (par exemple le contrat de travail, le code de conduite, d’autres directives ou accords éventuels) ;
• d’autres données personnelles si ces données sont introduites dans nos systèmes et programmes par vous ou par d’autres personnes (telles que vos collègues). Il s’agit notamment de documents contenant des données personnelles (par exemple des demandes, questions, plaintes, courriers électroniques, rapports, contrats, présentations, protocoles, résultats de travaux, photos, images, vidéos, etc.). Dans tous les cas, si vos données personnelles sont utilisées, elles seront collectées et traitées exclusivement conformément au droit applicable.

Nous obtenons des données personnelles uniquement de manière licite et loyale. Dans de nombreux cas, vous nous fournissez vos données personnelles directement ou lors de nos échanges, par exemple lorsque vous remplissez un formulaire de candidature ou que vous entrez des informations vous concernant dans nos systèmes. Dans d’autres cas, nous déduisons des données personnelles de nos interactions, par exemple lorsque vous utilisez l’équipement, les systèmes et les réseaux de notre Institution. Enfin, certaines des données personnelles que nous obtenons peuvent provenir d’autres sources, telles que votre supérieur hiérarchique, des références, des vérifications d’antécédents ou des évaluations. Nous pouvons également obtenir des informations auprès de l’Etat ou de partenaires.

Dans la mesure où cela nous est permis, nous obtenons certaines données personnelles à partir de sources publiques (par exemple le registre des poursuites, le registre du commerce, la presse, Internet) ou nous pouvons recevoir de telles informations des autorités ou d’autres tiers.

Les données personnelles sont conservées dans des dossiers (et après dans nos archives ou celles de l’Etat) et/ou dans nos systèmes informatiques, à moins que nous ne les transférions ou les partagions conformément aux sections 4 et 5. Nous ne vendons pas vos données personnelles.

Nous pouvons également collecter vos données personnelles de manière anonyme, de sorte que vous ne puissiez pas être identifiés directement ou indirectement par ces données, et utiliser ensuite ces données à des fins de traitement ultérieur, y compris à des fins statistiques, d’amélioration de nos services et d’examen de nos systèmes informatiques.

4. Fondements juridiques et finalités du traitement des données personnelles

Nous ne collecterons, n’utiliserons et ne partagerons vos données personnelles que conformément au droit et en nous appuyant sur une base juridique appropriée lorsqu’elle est nécessaire. Nous utilisons les données collectées principalement pour nous conformer aux exigences légales ou réglementaires et pour exercer des droits, pour gérer efficacement la relation de travail et pour préserver nos intérêts légitimes (ou ceux poursuivis par des tiers), à condition que ces intérêts soient supérieurs aux risques engendrés pour les personnes concernées.

Dans des cas exceptionnels et dans la mesure où nous traitons vos données personnelles (y compris des catégories particulières de données personnelles), nous pouvons vous demander votre consentement comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles, par exemple lorsque nous utilisons des photographies ou des enregistrements vidéo qui vous concernent explicitement. Votre consentement est toujours donné sur une base volontaire, de sorte que vous n’êtes pas obligés de fournir ces données et que vous n’avez pas à craindre d’éventuelles conséquences, si vous refusez de donner votre consentement. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à fournir de raisons, avec effet pour le futur. Si nous vous demandons votre consentement pour l’utilisation de vos données personnelles dans un but précis, nous vous informerons de votre droit d’opposition et de la possibilité d’exercer ce droit.

Nous traitons les données personnelles énumérées ci-dessus en particulier aux fins suivantes :

• Gestion du Personnel, y compris l’organisation et l’administration du Personnel, l’établissement du cahier des charges/descriptif de poste et de responsabilités, la gestion du temps de travail, l’amélioration et le maintien d’une administration du Personnel efficace, l’analyse, l’établissement de rapports, ainsi que la planification du Personnel interne et des successions ;
• Gestion des cahiers des charges/descriptifs des postes et de responsabilités et des fonctions contractuelles et occupationnelles, ainsi que les photographies professionnelles sont publiques en interne et accessibles au travers de nos outils métiers ou du système de management de la qualité (SMQ) ;
• Gestion des processus liés au début et à la fin d’une relation de travail, y compris les transferts internes, les suspensions, les libérations de travail, les congés sabbatiques ou les licenciements ;
• Gestion des salaires, des rémunérations, des évaluations et performances (y compris le versement des prestations sociales, des salaires, des indemnités, des prestations d’assurances, des pensions), ainsi que le respect de certaines obligations (fiscales, de rapport, de notification et de conservation légale) ;
• Gestion et acquisition de talents, y compris le recrutement, l’évaluation de l’aptitude et de la capacité de travail, la vérification des antécédents et des qualifications, l’obtention de références ;
• Gestion des mesures de développement et de formation continue, y compris les certifications, la formation du Personnel et la réalisation d’enquêtes et d’études sur la satisfaction du Personnel ;
• Gestion des absences, congés maladie (ou autres congés) et des vacances ;
• Gestion des programmes internes d’hygiène, de santé et de sécurité, y compris les dossiers ou rapports relatifs à la santé, à la sécurité et aux accidents du travail, ainsi que la gestion de la qualité des processus ;
• Gestion des transports, des dépenses et des frais, organisation des déplacements, y compris le suivi et l’assistance en cas d’urgence médicale ou de sécurité, et la formation à l’hygiène, à la sécurité et à la santé et à la sûreté des déplacements ;
• Gestion et exercice de droits et obligations spécifiques au droit du travail, en lien avec des prestations sociales ou, par exemple, dans le cadre d’une convention collective ;
• Gestion de la communication interne et externe, organisation et représentation, y compris les inscriptions au registre du commerce et la gestion des procurations ;
• Organisation d’événements, programmes et activités, et leur documentation, y compris la gestion et l’organisation de réunions internes ou externes ;
• Gestion des actifs et ressources de l’Institution, y compris les images et les vidéos qui représentent le Personnel et d’autres personnes et qui peuvent être téléchargées via notre site Internet, etc. ;
• Gestion des flux financiers et des transactions avec une documentation appropriée ;
• Réorganisation des activités et des différents secteurs, unités, groupes, classes et équipes ;
• Rédaction des rapports annuels, statistiques et analyses ;
• Mise en place de contrôles et vérification du respect de nos lignes directrices, des obligations contractuelles et des exigences légales dans le cadre des activités du Personnel sur leur lieu de travail, y compris les mesures disciplinaires pouvant en résulter ;
• Réalisation d’audits, d’examens et de contrôles réglementaires, afin de se conformer aux obligations émanant des autorités réglementaires et de surveiller les risques, et de se conformer aux lois, aux règles des organismes chargés de l’application de la loi et aux injonctions des tribunaux et des autorités réglementaires, dans le cadre de la prévention, de la détection, de l’enquête et de la résolution de crimes et de fraudes ou d’autres activités interdites, ou afin de défendre ou revendiquer les droits de l’Institution ;
• Gestion des relations avec nos bénéficiaires, clients, participants aux formations ou autres partenaires, et performance des services, évaluations et réponses aux demandes de renseignements ;
• Gestion des fournisseurs, sociétés contractantes, consultants et autres experts, y compris l’interaction avec les contacts de l’Institution, le traitement et l’exécution des achats et des factures, ainsi que la gestion des contrats ;
• Gestion des systèmes de contrôle d’accès aux installations, infrastructures, locaux et bureaux ;
• Gestion des ressources informatiques, y compris la gestion des infrastructures, comprenant la protection des données, le support des systèmes de gestion de données et des applications, le soutien à l’utilisateur final, les tests, la maintenance ;
• Maintien de la sécurité et protection du matériel, des installations, des services, des systèmes, des réseaux, des ordinateurs et des informations (incluant la réponse aux incidents de sécurité, aux risques, aux vulnérabilités, aux pertes de données et aux violations de données), ainsi que la gestion des comptes d’utilisateurs, les licences de logiciels, les tests de performance, afin de prévenir et détecter les menaces de sécurité, de fraude ou d’autres activités criminelles ou préjudiciables, et d’assurer la continuité de l’activité.

5. Transfert de données

Vos données personnelles seront traitées aux fins mentionnées à la section 4, et l’accès sera limité à certaines personnes de l’Institution, mais uniquement dans la mesure où un tel accès est nécessaire. Néanmoins, certaines de vos informations (par exemple vos coordonnées, votre cahier des charges/descriptifs de poste et de responsabilités, etc.) seront accessibles par les autres membres du Personnel, si cela est nécessaire au bon fonctionnement de l’Institution.

Certaines informations peuvent également être divulguées, conformément aux lois applicables, à des organismes chargés d’appliquer la loi, des tribunaux et des autorités en Suisse et à l’étranger, si nous sommes légalement obligés ou autorisés à faire de telles divulgations ou si cela semble nécessaire pour protéger nos intérêts. Ces informations peuvent contenir des données relatives à la santé.  

Les données personnelles peuvent également être communiquées à des tiers sur base du droit, d’un accord ou d’une procédure judiciaire, ainsi qu’à des parties auxquelles vous nous autorisez à communiquer vos données personnelles. Nous vous rendons également attentifs qu’à la fin du délai légal sur l’archivage, vos données sont transmises au service des archives cantonales, conformément à nos obligations et à la base légale.

Les données personnelles peuvent également être divulguées, si cela est nécessaire aux fins énumérées à la section 4, à des tiers fournissant des services à l’Institution en vertu d’un contrat (avec l’obligation de protéger la sécurité et la confidentialité des informations), tels que des auditeurs et des avocats, les fonds de pension, des prestataires actifs en matière de technologie, IT, ressources humaines, les autorités de surveillance, l’Office fédéral de la statistique ou d’autres services externalisés, etc., qui ont besoin de connaître certaines informations spécifiques, afin de respecter leurs engagements et fournir leurs services en traitant des données pour notre compte ou, le cas échéant, pour leurs propres besoins.

Certains de ces tiers peuvent se trouver en Suisse, mais aussi exceptionnellement à l’étranger.

Si un tiers recevant des données personnelles est situé dans un pays ne disposant pas d’une protection légale adéquate des données, nous demandons au destinataire de s’engager à respecter la protection des données (à cette fin, nous utilisons les clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne, qui peuvent être consultées à l’adresse suivante : https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj) et qui sont ensuite adaptées à la Suisse, à moins que le destinataire ne soit soumis à un ensemble de règles légalement acceptées qui garantissent la protection des données ou qu’une exception puisse s’appliquer, par exemple en cas de procédure judiciaire à l’étranger, mais aussi en cas d’intérêt public prépondérant ou si l’exécution d’un contrat exige la divulgation, si vous avez donné votre consentement ou si les données ont été mises à disposition de manière générale par vous et que vous ne vous êtes pas opposés au traitement.

6. Conservation et suppression de vos données personnelles

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que l’exigent l’exécution de nos obligations contractuelles et le respect des obligations légales ou d’autres objectifs poursuivis par le traitement des données, c’est-à-dire pendant toute la durée de la relation de travail (depuis le début, pendant l’exécution du contrat de travail jusqu’à sa résiliation), ainsi qu’au-delà de cette durée conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Les données personnelles peuvent en outre être conservées pendant la période au cours de laquelle des réclamations peuvent être faites à notre encontre ou dans la mesure où nous sommes légalement tenus de le faire ou si des intérêts légitimes exigent une conservation supplémentaire (par exemple, à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, elles seront supprimées ou anonymisées, dans la mesure du possible, pour autant qu’aucune base légale ne le statue différemment.

7. Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées afin de maintenir la sécurité requise de vos données personnelles et de garantir leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité, de les protéger contre tout traitement non autorisé ou illégal et d’atténuer le risque de perte, d’altération accidentelle, de divulgation ou d’accès non autorisé.

Nous avons configuré nos systèmes afin d’appliquer les mesures de sécurité de l’information standard de l’industrie et utilisé un cadre de sécurité reconnu pour protéger vos informations, qui incluent :

• une surveillance des systèmes par des fournisseurs de services informatiques tiers agréés en Suisse ;
• l’utilisation d’un pare-feu de dernière génération ;
• un cryptage HTTSPS et SSL et le cryptage des fichiers, ainsi que des exigences en matière de force du mot de passe ;
• des contrôles d’accès par le biais de privilèges et de rôles, et une surveillance renforcée ;
• des logiciels construits conformément aux principes du respect de la vie privée dès la conception et par défaut ;
• la mise en place d’accords de confidentialité ;
• des instructions aux membres du Personnel ;
• des copies de sauvegarde.

Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour nous aider à mettre en œuvre des mesures de sécurité de l’information, ceux-ci se sont engagés à respecter des exigences strictes en matière de protection des données afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données personnelles. Toutefois, nous ne pouvons sécuriser que les domaines que nous contrôlons et les risques de sécurité ne peuvent jamais être totalement exclus ; des risques résiduels sont inévitables.

8. Obligation de nous fournir des données personnelles et de les mettre à jour régulièrement

Dans le cadre de la relation de travail qui nous lie, vous devez fournir les données personnelles qui sont nécessaires à l’établissement, à l’exécution ou à la cessation des relations de travail et au respect des obligations contractuelles qui y sont liées, ou des informations que nous sommes légalement tenus de collecter. Sans le traitement de certaines données personnelles, nous ne serons généralement pas en mesure d’initier ou de maintenir une relation de travail avec vous, ni d’engager une action contractuelle ou judiciaire à votre demande. Nous pourrions également être dans l’impossibilité de nous conformer à nos obligations légales, mais aussi à nos directives internes relatives à la sécurité.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Nous vous demandons de nous informer dans les meilleurs délais, lorsque vous vous rendez compte que les données personnelles que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou lorsque des changements sont nécessaires, afin que des mesures appropriées puissent être prises.

9. Surveillance de nos systèmes

Bien que le règlement opératif interne à l’Institution sur le système d’information et des technologies de l’information et de la communication (TIC) précise, complète, et fait foi en cas de doute, les informations suivantes sont fournies à des fins de sensibilisation :

• L’utilisation de nos systèmes par le Personnel, y compris les systèmes de téléphonie (cellulaires et fixes) et informatiques (y compris le courrier électronique et l’accès à l’Internet), doit être réservée à des fins professionnelles au sein de notre Institution.
• L’utilisation privée n’est tolérée que dans la mesure où les obligations professionnelles ne sont pas négligées ou impactées, et que cette utilisation n’est pas expressément interdite.
• Les informations relatives à l’utilisation personnelle de nos systèmes sont collectées, contrôlées et utilisées à des fins professionnelles, pour autant que cela soit nécessaire pour garantir la sécurité des systèmes de notre Institution et le respect de nos directives de sécurité, conformément au droit applicable. Il est donc possible que nous traitions vos données d’accès, lorsque vous vous connectez à nos systèmes informatiques et de communication à l’aide de mots de passe et de comptes d’utilisateur.
• Lors de votre utilisation de nos systèmes informatiques et de nos systèmes d’information, certaines données techniques et comportementales peuvent également être collectées au moyen de cookies ou de technologies similaires, notamment dans le cadre d’applications internes ou de plateformes en ligne. Ces informations contribuent à assurer la sécurité, à améliorer la performance et l’ergonomie de nos outils et à adapter certains services à vos besoins, conformément au droit applicable et à nos directives internes. Pour les cookies et technologies de suivi liés à notre site Internet et à nos plateformes numériques publiques, nous vous renvoyons en outre à la Déclaration générale de protection des données et à la politique de cookies disponibles sur notre site.
• Le contrôle n’est effectué que si et dans la mesure où le droit applicable le permet ou l’exige et où il est justifié par des objectifs légitimes de l’Institution, ou s’il est nécessaire pour détecter les tentatives d’utilisation abusive des données et d’autres incidents de sécurité, et pour permettre des enquêtes et des actions ultérieures.
• Nous utilisons les systèmes de surveillance et de contrôle uniquement pour des raisons de sécurité, de prévention, d’analyse et de traitement des dysfonctionnements, et cela en conformité avec le droit applicable et nos directives internes. L’utilisation de ces systèmes à des fins de surveillance générale et systématique du comportement des utilisateurs est prohibée, sauf si une base légale expresse l’autorise ou l’exige.
• Dans la mesure où le droit applicable et les directives internes le permettent, des mesures disciplinaires seront prises, le cas échéant, en cas de détection d’une utilisation abusive de nos systèmes. Ces mesures peuvent nécessiter la transmission de vos données personnelles à la police ou à d’autres organismes chargés de l’application de la loi. Les informations ne sont traitées et transférées aux autorités compétentes que conformément au droit applicable.
• Lors de la fin des rapports de travail ou de la clôture de vos accès au Système d’information (par exemple pour les partenaires ou collaborateurs externes), le droit de disposer des informations professionnelles présentes sur votre compte utilisateur revient à l’Institution. Les données strictement privées doivent, dans la mesure du possible, être identifiées comme telles par le membre du Personnel ou le partenaire externe et supprimées avant la fin de la relation contractuelle ou la désactivation des accès, conformément aux directives internes applicables.

10. Accès aux e-mails professionnels en cas d’absence

En cas d’absence temporaire ou prolongée d’un membre du Personnel (congés, maladie, départ), l’employeur peut accéder à la boîte de messagerie professionnelle ou rediriger les courriels professionnels vers son supérieur ou un autre membre du Personnel, lorsque cela est nécessaire pour assurer la poursuite normale des activités de l’Institution. Cet accès est fondé sur l’intérêt prépondérant de l’employeur à assurer le traitement des demandes urgentes, la gestion des relations avec les bénéficiaires, thérapeutes, fournisseurs ou partenaires, ou toute autre activité essentielle.

L’accès à la messagerie reste strictement limité à des cas exceptionnels et sous accord de la Direction, restera ciblé, proportionné, et fera l’objet d’une documentation. Il ne saurait en aucun cas s’agir d’un contrôle généralisé ou systématique de la correspondance du membre du Personnel absent et l’employeur privilégiera la redirection des e-mails si cela est possible, plutôt que l’accès à la boîte mail professionnelle du membre du Personnel absent. Dans la mesure du possible, le membre du Personnel concerné est informé préalablement ou, si cela n’est pas possible, a posteriori de l’accès ou de la redirection effectuée.

Les membres du Personnel sont invités à utiliser uniquement leur boîte mail professionnelle pour des échanges professionnels, ou à signaler clairement les messages privés pour préserver leur confidentialité.

11. Profilage et prise de décision individuelle automatisée

Nous ne traitons pas automatiquement vos données personnelles dans le but de faire du profilage.

Dans le cadre de nos activités, nous ne recourons pas non plus à la prise de décision individuelle entièrement automatisée.

Si nous devions dans le futur recourir à de telles procédures dans certains cas, nous vous en informerions séparément et vous ferions part de vos droits en la matière si la loi l’exige.

12. Vos droits

Conformément au droit applicable et dans la mesure où celui-ci le prévoit, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données personnelles, d’un droit à la limitation du traitement ou d’un droit d’opposition à notre traitement des données, en particulier en raison d’autres intérêts légitimes dans le cadre du traitement de données. Vous pouvez également demander à recevoir certaines données personnelles dans un format électronique couramment utilisé pour les transmettre à un autre responsable du traitement (portabilité des données). Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de nous prévaloir de certaines restrictions prévues par le droit, par exemple si nous sommes obligés de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt supérieur (dans la mesure où nous pouvons invoquer de tels intérêts) ou si nous avons besoin des données pour faire valoir des droits. Si l’exercice de certains droits entraîne des frais pour vous, nous vous en informerons préalablement. Nous vous avons déjà informé de la possibilité de retirer votre consentement à la section 4. Veuillez également noter que l’exercice de ces droits peut entrer en conflit avec vos obligations contractuelles, ce qui peut avoir des conséquences telles qu’une résiliation prématurée du contrat de travail ou entraîner des coûts. Si tel est le cas, nous vous en informerons à l’avance, à moins que cela n’ait déjà été convenu contractuellement.

En général, l’exercice de ces droits après la fin de votre contrat de travail exige que vous soyez en mesure de prouver votre identité (par exemple, au moyen d’une copie des documents d’identification lorsque votre identité n’est pas évidente autrement ou peut être vérifiée d’une autre manière). Pour faire valoir ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse indiquée à la section 2.

En outre, vous avez le droit de faire valoir vos droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité compétente en matière de protection des données en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/fr).

13. Modifications de la présente Déclaration de protection des données

Nous pouvons modifier la présente Déclaration à tout moment et sans préavis.

Dernière mise à jour : le 01.01.2026

FONDATION CLOS FLEURI

Damien Dandelot

Directeur