Les désignations de fonction présentes dans cette Déclaration se rapportent indifféremment aux femmes et aux hommes.

1. De quoi est-il question dans cette Déclaration de protection des données ?

L’Institution de la Fondation Clos Fleuri (ci-après « nous » ou l’« Institution ») est une entreprise sociale située en Gruyère, Rue de Vevey 230, 1630 Bulle. Elle fonde ses interventions sur le modèle de développement humain — Processus de production du handicap (MDH-PPH) et sur la Convention relative aux droits des personnes handicapées (CDPH). Elle accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. Nous collectons et traitons des données personnelles, afin d’accomplir notre mission et nos tâches professionnelles, conformément aux dispositions légales et contractuelles et selon la présente déclaration de protection des données, ci-après « la Déclaration ».

On entend par données personnelles (ci-après également appelées « données ») toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable, c’est-à-dire que l’identité de cette personne peut être établie à partir des données elles-mêmes ou par le biais de données complémentaires. Les données personnelles peuvent inclure des données sensibles au sens de la loi suisse sur la protection des données. Sont considérées comme des données personnelles sensibles, par exemple, les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les données concernant la santé, les données concernant les convictions religieuses ou philosophiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données relatives à l’appartenance syndicale.

La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données. Typiquement, ces données incluent le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, ainsi que les informations personnelles relatives aux relations contractuelles que vous entretenez avec nous. Par ailleurs, les données techniques qui peuvent être attribuées à une personne doivent être considérées comme des données personnelles (en particulier les cookies, voir section 11).

Dans cette Déclaration, nous décrivons ce que nous faisons de vos données lorsque vous utilisez notre Site Internet https://www.clos-fleuri.ch

(ci-après le « Site Internet »), ainsi que toutes nos autres pages d’accueil dédiées à des promotions de nos offres ou prestations et tous nos profils de réseaux sociaux, tels que sur Facebook, LinkedIn et Instagram. Cette déclaration s’applique également lorsque vous bénéficiez de nos prestations ou utilisez nos services, lorsque vous êtes en contact avec nous dans un contexte précontractuel ou dans le cadre d’un contrat, lorsque vous communiquez avec nous ou traitez avec nous de toute autre manière. Si nécessaire, nous vous informerons par le biais d’une déclaration de protection des données séparée de toute activité de traitement non couverte par la présente Déclaration. En outre, nous pouvons vous informer séparément du traitement de vos données, par exemple dans des demandes de consentement, des conditions générales, des formulaires et d’autres avis.

Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et finalité. Les données sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire et pour la durée requise afin de remplir nos tâches et obligations.

Si vous nous communiquez des données concernant d’autres personnes, comme des membres de votre famille, etc., nous partons du principe que vous y êtes autorisés et que les données concernées sont exactes. Ainsi, lorsque vous partagez avec nous ces données concernant d’autres personnes, vous confirmez ce qui précède. Veuillez en outre vous assurer que ces personnes ont été informées de cette Déclaration.

Notre Site Internet, ainsi que toutes nos autres pages d’accueil dédiées à des promotions de nos offres ou prestations et tous nos profils de réseaux sociaux, tel que sur Facebook, LinkedIn et Instagram, peuvent contenir des liens vers les sites Internet d’autres prestataires. La présente Déclaration de protection des données ne s’applique pas à de tels sites Internet, et nous n’assumons aucune responsabilité quant à l’exactitude ou à la fonctionnalité des sites Internet d’autres prestataires. Nous vous recommandons donc vivement de lire attentivement les informations juridiques et relatives à la confidentialité des autres prestataires.

2. Qui est le responsable de traitement

L’Institution est le responsable du traitement des données en vertu de la présente Déclaration, à moins que nous ne vous indiquions le contraire dans un cas particulier, par exemple dans des déclarations de protection de données complémentaires, dans un formulaire ou dans un contrat.

D’autres entités peuvent agir en tant que responsables conjoints du traitement dans le cadre de la présente Déclaration, si elles participent à la définition des finalités ou des moyens du traitement. Si vous souhaitez obtenir des informations sur les responsables d’un traitement spécifique, vous pouvez nous les demander dans le cadre de votre droit d’accès ou contacter directement ces responsables. Néanmoins, l’Institution demeure votre contact principal, même s’il existe d’autres responsables conjoints du traitement.

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Service des Ressources Humaines ou le Service Administration & Finances, par téléphone au +41 26 919 60 30 ou par courrier postal à : Fondation Clos Fleuri, Rue de Vevey 230, 1630 Bulle. Vous pouvez également nous contacter via le formulaire de contact disponible sur notre Site Internet.

3. Quelles sont les données que nous traitons ?

Nous traitons différentes catégories de données vous concernant. Les principales catégories sont les suivantes :

• Données techniques : Lorsque vous utilisez notre Site Internet ou tout autre service en ligne, nous collectons notamment des données de connexion, telles que l’adresse IP de l’appareil que vous utilisez (terminal), les types de navigateurs et versions utilisés, le système d’exploitation utilisé par le système accédant, le site Internet à partir duquel un système accède à notre Site Internet (appelé référent), la date et l’heure de l’accès au Site Internet, le fournisseur de services Internet du système accédant, des données et informations similaires servant à protéger notre infrastructure informatique en cas d’attaques et d’autres données techniques afin d’assurer la fonctionnalité et la sécurité de notre Site Internet. Ces données comprennent les registres d’utilisation de nos systèmes. Ces informations sont stockées dans les fichiers journaux et sont collectées pour des raisons de sécurité (par exemple pour une enquête sur une utilisation abusive ou sur une utilisation frauduleuse). Ces informations seront stockées pendant 180 jours. Les données techniques en tant que telles ne permettent pas de tirer des conclusions sur votre identité. Toutefois, les données techniques peuvent être mises en relation avec d’autres catégories de données (et potentiellement avec votre personne) dans le cadre de comptes d’utilisateurs, d’enregistrements, de contrôles d’accès ou de l’exécution d’un contrat.
• Données d’enregistrement : Certains services (par exemple, l’utilisation de notre Wi-Fi, la boutique en ligne, les zones de connexion de notre Site Internet, l’envoi de newsletters, etc.) ne peuvent être utilisés qu’avec un compte utilisateur ou après inscription, qui peut se faire directement auprès de nous ou par l’intermédiaire de tiers. Dans ce contexte, vous devez nous fournir certaines données et nous collectons des données sur l’utilisation de nos services. Les contrôles d’accès à certains services ou une requête de prestations peuvent nécessiter des données d’enregistrement.
• Données de communication : Lorsque vous êtes en contact avec nous lors d’une réunion, via le formulaire de contact, par e-mail, par téléphone, ou par courrier ou tout autre moyen de communication, nous collectons les données que vous échangez avec nous, y compris vos coordonnées et les métadonnées de la communication. Si nous devons déterminer votre identité, nous collectons les données permettant de vous identifier (par exemple une copie d’une pièce d’identité), ainsi que celles de votre représentant légal. La confidentialité ne peut être garantie lors de la transmission de données par le biais de l’adresse e-mail générale ou du formulaire de contact de notre Site Internet. Nous vous recommandons de ne communiquer aucune donnée confidentielle lors de cette prise de contact.
• Données de base : Par données de base, nous entendons l’ensemble des informations nécessaires – en complément des données contractuelles (cf. ci-dessous) – pour assurer le bon fonctionnement de notre Institution, la réalisation de nos missions et tâches légales, ainsi que l’exécution de nos prestations et services (scolarisation, hébergement, fourniture de repas, prestations thérapeutiques, données clients/fournisseurs, etc.), de même que pour le recrutement de personnel. Nous traitons vos données de base si vous êtes un bénéficiaire (élève, résident, participant, collaborateur sous contrat AI – communément appelé en interne « Employé »), un apprenti, un stagiaire, un collaborateur, un représentant légal, un parent, un candidat, un client, un membre de notre Conseil de fondation ou de la commission de gestion, un visiteur, un consultant, un superviseur ou un partenaire externe. Nous traitons également des données si vous travaillez pour une autre école ou Institution, un centre de formation, un partenaire, un prestataire, un fournisseur, un autre contact commercial ou une autorité (par exemple en tant que personne de contact). Les données de base ne sont pas collectées de manière uniforme pour toutes les personnes concernées. Leur nature et leur étendue dépendent dans chaque cas de la finalité du traitement et des informations requises pour atteindre les objectifs précités. Les données de base incluent par exemple : votre identité et vos coordonnées (postales, e-mail, téléphoniques, etc.), votre état civil, votre sexe/genre, votre photographie, l’enregistrement de votre voix et de votre image (notamment lors de visioconférences), votre date et lieu de naissance, votre lieu d’origine, votre situation familiale, votre nationalité, votre CV, votre lettre de motivation et tout éventuel permis de séjour. Elles incluent également des informations relatives à votre parcours, vos difficultés, votre situation et données de santé ou médicales (y compris les traitements médicaux et médicaments), votre numéro AVS, votre religion ou confession, votre régime alimentaire, vos représentants légaux ainsi que leurs coordonnées, votre correspondance avec nous (échanges de courriels, comptes rendus téléphoniques, courriers postaux, etc.), vos formations, vos activités, vos coordonnées bancaires, votre adresse de facturation, le montant et les échéances des factures, les rappels, les justificatifs, les indications sur les moyens de paiement et l’historique des commandes, votre situation financière, vos contributions (notamment vos dons), votre rôle et votre fonction, votre historique avec l’Institution (y compris la correspondance), vos évaluations, vos défis, les incidents vous concernant, vos procurations, vos autorisations de signature et vos déclarations de consentement.
• Données contractuelles : Il s’agit des données collectées dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat avec nos clients, prestataires, fournisseurs, partenaires commerciaux ou avec d’autres Institutions, ainsi que les données relatives à la période précédant la conclusion d’un contrat (par exemple des informations sur les prestations fournies ou à fournir, les données financières, etc.). Elles peuvent inclure des données concernant des tiers et des informations concernant la santé.
• Données comportementales et de préférence : Selon la relation que nous entretenons avec vous, en particulier si vous êtes un bénéficiaire (élève, résident, participant, collaborateur sous contrat AI – communément appelé en interne « Employé ») un apprenti, un client, un parent ou un représentant légal, nous essayons de mieux vous connaître et d’offrir des prestations adaptées à vos besoins. À cette fin, nous pouvons collecter et traiter des données concernant votre comportement avec notre Institution, vos habitudes de vie et besoins, vos absences, votre localisation et vos préférences. Sur la base de ces données, nous pouvons, par exemple, améliorer nos prestations et processus, déterminer la probabilité que vous ayez besoin de certaines prestations, utilisiez certains services ou que vous vous comportiez d’une certaine manière.
• Données lorsque vous postulez à un emploi au sein de l’Institution : Lorsque vous postulez auprès de notre Institution, nous traitons des données contenues dans vos documents de candidature (existence d’un permis de conduire, précédent emploi à l’État, curriculum vitæ et diplômes, etc.) que vous nous transmettez dans le cadre de la procédure de recrutement et des données partagées lors des entretiens ou par vos références (si vous avez consenti à l’obtention de références). Nous pouvons également compléter ces informations par des informations provenant des autorités, de tiers, y compris de sources publiques.
• Autres données : Nous collectons également des données vous concernant dans d’autres situations. Par exemple, nous traitons des données qui peuvent vous concerner dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires. Nous pouvons également collecter des données à des fins de protection de la santé et/ou sécurité. Nous pouvons obtenir ou créer des photos, des vidéos et des enregistrements sonores dans lesquels vous pouvez être identifiables (par exemple lors d’événements, etc.) dans le cadre des dispositions légales en vigueur ou si vous y consentez. Des caméras de surveillance sont ou peuvent être installées afin de garantir la sécurité de nos bâtiments et locaux. Les enregistrements sont automatiquement effacés après 3 jours. Lorsque la surveillance de bénéficiaires (élève, résident, participant, collaborateur sous contrat AI – communément appelé en interne « Employé ») est nécessaire, notamment durant les temps de repos, celle-ci s’effectue exclusivement en temps réel et sans conservation d’images, sous réserve du délai technique strictement nécessaire pour transmettre l’information visuelle au collaborateur responsable afin de lui permettre d’identifier la personne concernée.

La plupart des données mentionnées dans cette section 3 nous sont fournies directement par vous (par le biais de formulaires, dans le cadre de la conclusion d’un contrat, lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous, dans le cadre de nos missions ou tâches légales, quand vous bénéficiez de nos prestations, lorsque vous postulez à un poste ou lorsque vous utilisez le Site Internet, etc.). Vous n’êtes pas obligés ou tenus de nous fournir des données, sauf si le traitement de certaines données est indispensable au fonctionnement ou à l’accomplissement des missions ou des tâches/obligations légales de l’Institution. De même, nous ne pouvons répondre à une demande de votre part que si nous traitons des données de communication. L’utilisation de notre Site Internet (pour lequel nous déclinons toute responsabilité en cas d’utilisation) n’est pas possible sans que nous recevions des données techniques. Si vous souhaitez conclure des contrats avec nous, bénéficier de nos prestations ou utiliser nos services, vous devez également nous fournir certaines données, notamment des données de base, des données contractuelles et des données d’enregistrement, dans le cadre de vos obligations contractuelles au titre du contrat concerné.

Dans la mesure où cela n’est pas illégal et dans le cadre des finalités décrites à la section 4, nous collectons également des données de sources publiques (par exemple des réseaux sociaux, d’Internet, des médias, des registres de recouvrement de créances, des registres du commerce) ou recevons des données d’autorités publiques, de prestataires ou partenaires et d’autres tiers (autres Institutions, représentants légaux, enseignants, thérapeutes, personnes pour lesquelles vous travaillez, tiers impliqués dans votre suivi ou dans l’exécution d’un contrat, etc.).

4. À quelles fins traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aux fins énoncées ci-dessous. Ces finalités et leurs objectifs servent nos intérêts et, éventuellement, ceux de tiers.

Nous traitons vos données à des fins d’accomplissement des missions et des tâches légales de notre Institution. Cela comprend notamment l’administration générale et la gestion financière de l’Institution, mais également la scolarisation, l’éducation, l’encadrement et l’accompagnement, l’organisation d’activités, le suivi médicale et des soins, le suivi de l’application des bases légales (SUVA, etc.), l’assistance personnelle et administrative, la formation professionnelle, la mise en œuvre de mesures thérapeutiques, l’hébergement, la préparation et la distribution de repas et de nourriture, le transport, ainsi que l’évaluation et l’identification de leurs besoins. Nous procédons également au traitement des données de nos clients, nécessaires à la gestion des commandes et à la vente de denrées alimentaires.

Nous traitons vos données à des fins de communication avec vous, notamment pour répondre à vos demandes et à l’exercice de vos droits et pour nous permettre de vous contacter en cas de questions. À cette fin, nous utilisons notamment les données de communication, les cookies, les plateformes marketing, les données de base, ainsi que les données d’enregistrement en rapport avec nos missions et tâches légales, ainsi que les prestations que nous fournissons. Nous conservons ces données pour documenter notre communication avec vous, à des fins de formation, de qualité et de suivi des demandes.

Nous traitons les données pour la conclusion, la gestion et l’exécution de relations contractuelles, notamment avec nos clients, fournisseurs, prestataires et partenaires commerciaux. Cela inclut, par exemple, l’évaluation de la solvabilité de nos partenaires, la fourniture et la mise en œuvre de prestations, ainsi que la gestion de la relation contractuelle. Cela peut impliquer des tiers, tels que des sociétés de logistique, des prestataires de services informatiques et de sécurité, des superviseurs, des formateurs, des agences publicitaires, des banques, des compagnies d’assurance ou des fournisseurs de renseignements financiers, qui peuvent eux-mêmes nous transmettre des données.

Nous traitons les données à des fins de gestion des relations et de marketing, par exemple pour envoyer à nos bénéficiaires (élève, résident, participant, collaborateur sous contrat AI – communément appelé en interne « Employé »), nos apprentis, nos stagiaires, nos collaborateurs, nos prestataires, nos clients, nos fournisseurs, aux parents, aux représentants légaux ou à des partenaires contractuels des informations et newsletters sur des prestations que nous proposons ou que proposent des tiers. Vous pouvez vous opposer à de tels contacts à tout moment ou refuser ou retirer votre consentement à ce que nous vous contactions dans ce but.

Nous traitons également vos données à des fins d’amélioration de nos prestations, par exemple, pour améliorer la prise en charge de nos bénéficiaires (élève, résident, participant, collaborateur sous contrat AI – communément appelé en interne « Employé ») apprentis, stagiaires, collaborateurs, prestataires, clients, fournisseurs, afin d’optimiser correctement le contenu de notre Site Internet, de nos outils marketing, de nos prestations d’accompagnement et d’enseignement ainsi que pour garantir le fonctionnement durable de notre Institution, de notre infrastructure informatique et des aspects techniques de notre Site Internet ou assimilé.

Nous traitons vos données lorsque vous postulez à un emploi au sein de notre Institution, notamment afin d’examiner et d’évaluer votre candidature et votre aptitude à occuper le poste proposé, de conduire le processus de recrutement et, en cas d’issue positive, de préparer et conclure le contrat de travail. Nous traitons également vos données personnelles après la fin de votre emploi ou après l’exécution d’une prestation, par exemple lorsque nous devons vous transmettre votre certificat de travail final.

Nous pouvons également traiter vos données à des fins de sécurité et de contrôle d’accès. Nous examinons et améliorons en permanence la sécurité de nos infrastructures informatiques et autres infrastructures physiques. Nous ne pouvons pas exclure avec une certitude absolue les violations de la sécurité des données, mais nous faisons de notre mieux pour réduire les risques. Ainsi, nous traitons par exemple les données à des fins de surveillance, d’inspection, d’analyse et de test de nos réseaux et infrastructures informatiques, de contrôles des systèmes et d’erreurs, ainsi qu’à des fins de documentation (notamment pour fournir les informations nécessaires aux autorités de poursuite pénale en cas de cyberattaque) et dans le cadre des sauvegardes. Nous veillons également à assurer en tout temps la sécurité de nos bénéficiaires (élève, résident, participant, collaborateur sous contrat AI – communément appelé en interne « Employé »), de nos apprentis, de nos stagiaires et de nos collaborateurs. Lorsque cela est justifié et conforme au droit, nous utilisons des systèmes de vidéosurveillance notamment pour protéger nos bâtiments, magasins et certains bénéficiaires, collaborateurs, stagiaires ou apprentis.

Nous traitons les données personnelles pour nous conformer aux lois, directives et recommandations des autorités et aux règlements internes (« respect des exigences légales »). Les obligations de mise en œuvre de mesures, de communication d’information ou de déclaration – notamment dans le cadre de contrôles ou obligations venant du Service de l’enseignement spécialisé et des mesures d’aide (SESAM), du Service de la prévoyance sociale (SPS) et des autorités sanitaires, l’Autorité de surveillance des fondations, ou fiscale – nécessitent ou entraînent également le traitement de données, par exemple les obligations d’annonce et d’archivage, la prévention, la détection et l’investigation d’infractions pénales et d’autres violations.

Nous traitons également les données dans le cadre de notre gestion des risques et de notre gouvernance, y compris l’organisation et le développement de nos activités. Dans le cadre de la planification de nos ressources et de l’organisation de nos activités, nous pouvons être amenés à évaluer et à traiter des données relatives aux prestations que nous recevons et fournissons, ou à partager ces informations avec d’autres personnes (par exemple des partenaires sous-traitants), ce qui peut aussi comprendre vos données. Par exemple, dans le cadre de notre gestion financière, nous surveillons nos comptes fournisseurs et veillons à prévenir les fraudes et abus. Cela peut inclure l’analyse des données afin de détecter des schémas indicateurs de telles activités.

Nous pouvons traiter vos données à d’autres fins, par exemple dans le cadre de statistiques, de nos processus internes ou à des fins d’assurance qualité. Ainsi, ces autres finalités comprennent aussi les objectifs de formation et d’éducation, les objectifs administratifs (tels que la gestion des données de base et l’archivage des données, ainsi que le test, la gestion et l’amélioration continue de l’infrastructure informatique), la protection de nos droits (par exemple pour faire valoir des prétentions en justice ou à l’amiable, et devant les autorités en Suisse et à l’étranger, ou pour nous défendre contre des prétentions soulevées à notre égard, par exemple en conservant des preuves, en effectuant des analyses juridiques et en participant à des procédures judiciaires ou administratives), et l’évaluation et l’amélioration des processus internes. Nous pouvons utiliser des enregistrements de (vidéo) conférences à des fins d’assurance qualité, de retranscription efficace de réunions et de formation. Ces autres finalités incluent également la sauvegarde d’autres intérêts légitimes qui ne peuvent être nommés de manière exhaustive.

Aucune de vos données personnelles n’est revendue à des tiers.

5. Sur quelle base traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles que si une disposition légale le prévoit ou si l’accomplissement d’une tâche légale l’exige.

À défaut de base légale, nous traitons vos données si vous y consentez. Lorsque nous demandons votre consentement pour certaines activités de traitement (par exemple pour l’envoi de newsletter), nous vous informons séparément des objectifs de traitement concernés. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, pour les activités à venir, en nous adressant une notification écrite (par courrier) ou, sauf indication ou accord contraire, en nous envoyant un e-mail ; vous trouverez nos coordonnées à la section 2. Dès que nous avons reçu la notification du retrait du consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalités auxquelles vous avez consenti, à moins que nous ayons une autre base juridique pour le faire. Le retrait du consentement n’affecte toutefois pas la légalité du traitement fondé sur le consentement antérieur au retrait.

Lorsque nous ne sollicitons pas votre consentement pour le traitement de vos données personnelles, celui-ci peut reposer sur la nécessité de traiter les données afin d’initier ou d’exécuter un contrat avec vous (ou l’entité que vous représentez), ou sur la base de notre intérêt légitime ou celui d’un tiers, notamment dans la poursuite des finalités et objectifs mentionnés ci-dessus, ainsi que dans la mise en œuvre des mesures correspondantes. Nos intérêts légitimes comprennent également le respect des réglementations légales ou la défense de nos intérêts dans le cadre d’un litige potentiel. Cela inclut également la fourniture de nos prestations, le souhait d’approfondir notre compréhension de vos besoins tout en assurant une gestion efficace et sécurisée du développement de notre Institution.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si la loi le permet (ou si nous y sommes tenus par la loi), si vous y avez consenti, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime.

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part :

• prestataires de services (p. ex. thérapeutes, personnel soignant, médecins, entreprises de transport, sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, conseillers, consultants, avocats, compagnies d’assurance, courtiers, agences immobilières, services de maintenance ou de logistique, entreprises mandatées dans le cadre d’exécution de travaux, services publicitaires, etc.) ;
• partenaires contractuels, y compris nos clients dans la mesure où la communication des données découle d’un contrat ;
• entreprises susceptibles de proposer des stages ou des prestations d’accompagnement décentralisées (telles que les emplois en entreprises ou les emplois accompagnés [job coaching]) ;
• autorités dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, services de l’État, Institutions gouvernementales, tribunaux ;
• autres personnes, il s’agit d’interactions avec des tiers qui s’inscrivent dans le cadre des objectifs énoncés à la section 4, par exemple les parents (ou représentants légaux – curateurs) de bénéficiaires (élève, résident, participant, collaborateur sous contrat AI – communément appelé en interne « Employé »), les formateurs externes, les services ou organes suivant les apprentis et les stagiaires, les associations auxquelles nous participons, les membres de notre conseil de fondation/de la commission de gestion, les prestataires de soins, médicaux ou services externes à l’Institution, les autres Institutions, les centres de formation, les caisses maladie, le Centre Œcuménique de Pastorale spécialisée (COEPS), ainsi que tous les tiers qui nous soutiennent dans l’accomplissement de nos missions et de nos tâches légales.

Toutes ces catégories de destinataires peuvent impliquer des collaborateurs ou des tiers, de sorte que vos données peuvent également leur être communiquées. Nous pouvons restreindre le traitement par certains tiers (par exemple les fournisseurs informatiques), mais pas par d’autres (par exemple les autorités, les banques, etc.).

Les tiers que nous mandatons se sont contractuellement engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué. Ces contrats prévoient notamment l’obligation de respecter la législation applicable en matière de protection des données, de mettre en place des mesures de sécurité adéquates, de nous signaler sans délai toute violation de la protection des données et d’accepter, le cas échéant, des audits ou contrôles de conformité réalisés par l’Institution.

En outre, nous permettons à certains tiers de collecter vos données personnelles sur notre Site Internet (par exemple les fournisseurs d’outils sur notre Site Internet, etc.) et lors d’événements que nous organisons. Lorsque nous n’avons aucun contrôle sur ces collectes de données, ces tiers sont des responsables indépendants de traitement. Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données, nous vous invitons à contacter ces tiers directement.

Les informations que vous nous avez transmises peuvent en outre être anonymisées et transmises à des tiers à des fins d’analyse statistique.

7. Vos données personnelles sont-elles communiquées à l’étranger ?

Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse ou dans l’UE/l’EEE. Toutefois, certaines données personnelles peuvent exceptionnellement être transférées ailleurs dans le monde. Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base de votre consentement, de l’exécution d’un contrat, des clauses contractuelles types ou d’autres garanties appropriées.

8. Combien de temps traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aussi longtemps que nos finalités de traitement, les durées de conservation légales, les obligations en matière d’archivage et nos intérêts légitimes en matière de documentation et de préservation des preuves l’exigent ou que la conservation est une exigence technique. Sauf obligation légale (y compris en matière d’archivage) ou contractuelle contraire, nous supprimerons ou anonymiserons vos données une fois la période de conservation écoulée ou dès que le traitement ne sera plus nécessaire, conformément à nos procédures internes. La conservation des données peut être une exigence technique lorsque certaines données ne peuvent être séparées d’autres données et que nous devons donc les conserver ensemble (par exemple dans le cas de sauvegardes ou de systèmes de gestion de documents).

Après la fin de notre relation, nous conservons, selon les délais légaux applicables, certaines de vos données personnelles essentielles afin d’assurer la traçabilité de notre relation et des éventuels échanges (courriels, courriers postaux ou téléphoniques), ainsi que pour respecter les directives de l’archivage de l’État, les exigences d’INFRI, le cadre légal applicable, les obligations de sécurité de l’Institution et la législation sur la protection des données. À ce titre :

• pour les collaborateurs ou assimilés, les bénéficiaires et les représentants légaux, nous conservons notamment les données contractuelles, ainsi que les contrats et, le cas échéant, votre adresse de courriel privé ;
• pour les fournisseurs, nous conservons notamment les données contractuelles et de garantie, ainsi que les contrats, les factures et les offres ;
• pour les clients, nous conservons notamment les données contractuelles et de garantie, ainsi que les contrats, les factures et les offres.

Dans tous les cas, lorsque les délais de conservation légaux, contractuels ou internes sont échus et que la conservation n’est plus nécessaire, vos données personnelles sont soit anonymisées, soit détruites conformément à nos procédures internes et aux exigences légales applicables.

9. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures de sécurité adéquates afin d’assurer la sécurité nécessaire de vos données personnelles et de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, de les protéger contre tout traitement non autorisé ou illégal, et de minimiser le risque de perte, d’altération accidentelle, de communication ou d’accès non autorisé.

Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles peuvent inclure le cryptage et la pseudonymisation des données, la journalisation, les restrictions d’accès, la conservation de copies de sauvegarde, les instructions données à nos employés, la conclusion d’accords de confidentialité et la surveillance. Nous protégeons vos données qui sont envoyées par notre Site Internet en transit par un cryptage approprié. Toutefois, nous ne pouvons que sécuriser les zones que nous contrôlons. Nous exigeons également de nos sous-traitants la prise de mesures de sécurité appropriées. Cependant, les risques de sécurité ne peuvent jamais être totalement exclus ; il existe toujours des risques résiduels.

10. Quels sont vos droits ?

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, notamment sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. Sur demande, elle peut recevoir d’autres informations utiles à l’exercice de ses droits. Elle peut en outre demander la rectification, l’effacement ou la destruction de ses données.

Toute personne a le droit de demander que nous fournissions certaines données personnelles dans un format électronique couramment utilisé ou que nous les transférions à un autre responsable du traitement.

Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion de l’Institution ne doivent pas être supprimées ou effacées. Si vos données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous les supprimerons à votre demande.

Veuillez adresser vos demandes de renseignement et de communication des données à l’adresse e-mail figurant à la section 2.

Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier le requérant doit en outre être jointe. Le document d’identité sera supprimé après vérification de l’identité du requérant, sauf s’il s’agit d’un collaborateur, stagiaire, apprenti ou d’un bénéficiaire.

Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente. En Suisse, l’autorité de protection des données compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT / EDÖB, www.edoeb.admin.ch).

11. Les cookies, les technologies similaires et les plug-ins de réseaux sociaux sont-ils utilisés sur notre Site Internet et dans les autres services numériques ?

L’utilisation de notre Site Internet, l’envoi de newsletters et les autres offres numériques génèrent certaines données techniques qui sont enregistrées dans des fichiers journaux. Nous utilisons en outre des cookies et des technologies similaires afin d’assurer le bon fonctionnement de notre site et systèmes d’information.

Un cookie est un petit fichier ou une séquence de codes échangés entre le serveur et votre système, permettant de reconnaître un appareil ou un navigateur spécifique.

Pour plus d’informations sur les cookies, veuillez vous référer à la politique des cookies.

Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à refuser, accepter ou supprimer automatiquement les cookies. Il est également possible de désactiver ou de supprimer des cookies individuellement. Pour savoir comment gérer les cookies dans votre navigateur, veuillez consulter le menu d’aide correspondant.

Du point de vue de la protection des données, ces tiers sont en partie nos sous-traitants et en partie des responsables de traitement. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans leurs politiques de confidentialité.

Lorsque les prestataires tiers auxquels nous faisons appel se trouvent en dehors de la Suisse, vous obtiendrez des informations à ce sujet dans leurs politiques de confidentialité.

Enfin, notre Site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites Internet qui ne sont pas exploités par nous et auxquels la présente Déclaration ne s’applique pas. Après avoir cliqué sur un lien, nous n’avons plus aucune influence sur le traitement des données éventuellement transmises à des tiers (comme par exemple l’adresse IP ou l’URL), car le comportement des tiers échappe par nature à notre contrôle. C’est pourquoi nous ne pouvons pas non plus nous porter garants de ces contenus étrangers. Le fournisseur ou l’exploitant des pages mises en lien est toujours responsable des contenus de ces pages.

12. Quelles données traitons-nous sur nos pages de réseaux sociaux ?

Sur notre Site Internet, nous renvoyons à nos réseaux de médias sociaux respectifs au moyen de liens qui sont copiés ci-dessous. Il s’agit uniquement d’un renvoi statique vers le canal concerné. Lorsque vous vous connectez à nos réseaux de médias sociaux, vous communiquez avec nous ou commentez notre contenu, nous traitons ces données et nous recevons des informations de la part des plateformes qui sont enregistrées dans votre profil (informations de contact) et d’éventuelles informations sur les profils de votre réseau.

Ces plateformes analysent aussi votre utilisation de nos présences en ligne et combinent ces données avec d’autres données dont elles disposent à votre sujet (par exemple des données comportementales et de préférence). Elles traitent également ces données à leurs propres fins, notamment à des fins de marketing et d’études de marché (par exemple pour personnaliser la publicité) et pour gérer leurs plateformes (par exemple quel contenu elles vous montrent) et, à cette fin, elles agissent en tant que responsables indépendants du traitement.

Nous utilisons actuellement les plateformes suivantes, l’identité et les coordonnées de leur exploitant de la plateforme étant à chaque fois disponibles dans la déclaration de confidentialité :

13. Newsletter

Par le biais de notre Site Internet, vous avez la possibilité de vous abonner à notre newsletter (notamment des mailings marketing). Les données que vous mettez à cette occasion à la disposition de l’Institution, en particulier votre adresse e-mail et votre nom, peuvent être utilisées pour l’envoi régulier de notre newsletter. Cet envoi se fait soit directement par l’Institution, soit par l’intermédiaire d’une entreprise spécialisée en la matière. Vous pouvez vous désabonner en tout temps de la newsletter (par le biais du lien inséré dans la newsletter ou en allant sur le Site Internet). Vous pouvez également nous le faire savoir par e-mail ou en utilisant l’adresse mentionnée à la section 2.

Les newsletters de l’Institution peuvent contenir ce qu’on appelle des pixels de comptage. Un pixel de comptage est un graphique miniature qui est envoyé en format HTML pour permettre d’enregistrer et d’analyser un fichier journal. Grâce au pixel de comptage intégré dans l’e-mail, l’Institution peut savoir si et quand un e-mail a été ouvert par une personne concernée et quels sont parmi les liens insérés dans l’e-mail ceux sur lesquels la personne concernée a cliqué. Les données à caractère personnel ainsi collectées sont enregistrées et analysées, afin d’optimiser l’envoi des newsletters et de mieux adapter le contenu aux intérêts de la personne concernée. Ces données à caractère personnel restent dans l’Institution et dans l’entreprise chargée le cas échéant de l’envoi des newsletters.

14. Pouvons-nous mettre à jour cette Déclaration de protection des données ?

Cette Déclaration ne fait pas partie d’un contrat avec vous. Nous pouvons la modifier à notre entière discrétion à tout moment. La version publiée sur ce Site Internet est la version actuelle.

Dernière mise à jour : le 01.01.2026

FONDATION CLOS FLEURI

Damien Dandelot

Directeur